Você sabe como melhorar a sua administração de obras?

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Quem é gestor de obras sabe: mesmo quando todas as etapas da construção estão quase concluídas, pode haver mudanças inesperadas ou problemas que não estavam previstos. Por isso, é importante valorizar a administração de obras, que tem por missão garantir a execução dos projetos de arquitetura e engenharia dentro do orçamento e do prazo estipulado.

Com uma boa administração de obras, o engenheiro ou arquiteto garante a execução de todas as fases da construção, analisa todas as amostras ou documentos para saber se estão de acordo com os padrões do cliente e registra detalhes importantes nos registros do projeto.

Por isso, os serviços de administração de obras são um dos elementos-chave que contribuem para o processo de construção e devem fazer parte de todas as etapas.

No artigo de hoje vamos entender quais estratégias podem ser usadas para garantir uma gestão de obras.

Como conquistar uma boa administração de obras?

Para conquistar uma boa administração de obras, é preciso focar em, pelo menos, quatro áreas:

Planejamento

Um planejamento de obras detalhado e estratégico é o aspecto mais importante de uma administração de obras bem-sucedida. Quanto mais complexo o projeto, mais planejamento será necessário. 

Um projeto bem estruturado aumenta a eficiência e fornece um roteiro detalhado para concluir o trabalho dentro do cronograma e do orçamento

Durante o processo de planejamento, o profissional responsável pela administração de obras desenvolverá entregas, definirá as metas e estabelecerá os marcos do projeto.

Ao planejar uma construção, é necessário estabelecer quais equipamentos serão necessários, a quantidade de trabalho envolvido, coordenar os subcontratados e se certificar de que os materiais de construção estejam todos alinhados e programados.

Outros aspectos que precisam ser definidos durante a fase de planejamento de obras incluem o desenvolvimento de um plano de comunicação, um plano de segurança, a realização de uma avaliação de risco e a criação de um plano de resposta.

Um projeto pode sair dos trilhos de várias maneiras. Sendo assim, ter um plano cuidadosamente elaborado e bem executado pode ajudar a atenuar e resolver problemas antes que eles apareçam.

Monitoramento do progresso e realização de ajustes

Até mesmo a falta de acompanhamento de pequenos detalhes pode prejudicar o andamento de um projeto de construção. Por isso é importante analisar cuidadosamente os relatórios diários de progresso, ficar de olho no cronograma e no orçamento e gerenciar os riscos.

O primeiro passo é identificar um problema ou prever um futuro atraso.

O segundo entra em ação quando é identificado que uma tarefa ou atividade está atrasada. Nesse caso, é preciso identificar a causa raiz do problema. 

Vamos usar como exemplo a constatação de baixa produtividade. Ela pode ser causada por vários fatores, como insuficiência de equipamentos no local, falta de força de trabalho adequada para determinada tarefa ou atraso na entrega de material.

Depois de identificar a causa do problema, é necessário revisar o plano e a programação e encontrar uma solução para o problema e colocar o projeto de volta aos trilhos.

Colaboração

A colaboração em projetos envolve a construção de um relacionamento baseado na confiança e respeito entre todas as partes interessadas. 

É fundamental ser capaz de cooperar e coordenar esforços para melhorar a produtividade de todos.  

Envolver os principais membros da equipe no estágio de planejamento também pode levar a uma colaboração muito mais eficaz. Outra medida que gera resultados é delegar riscos às partes mais bem preparadas para lidar com elas.

Nos últimos anos, a tecnologia melhorou muito a comunicação e a colaboração. Por exemplo: o uso de software de gerenciamento de projeto, smartphones e tablets facilitou a administração de obras.

A colaboração anda lado a lado com uma boa comunicação e ajuda a manter toda a equipe alinhada.

Comunicação Eficaz durante a administração de obras

A comunicação eficaz é essencial para que um projeto de construção seja bem-sucedido.

Quando há ruídos na comunicação, isso pode resultar em mal-entendidos, atrasos e problemas futuros. Por isso, o compartilhamento de informações e métodos de comunicação para tarefas específicas devem ser definidos no começo do projeto e todas as partes interessadas devem estar de acordo.

Os documentos do contrato, incluindo as especificações, desenhos, relatórios de progresso, formulários de pedido de mudança e solicitações de informações definem a base para toda a comunicação dos envolvidos na obra.

Além disso, qualquer comunicação direta não descrita nos documentos do contrato deve receber a devida autorização, e as mudanças no cronograma ou escopo que precisem ser feitas devem ser documentadas e descritas pelos canais apropriados.

O fluxo de comunicação influencia o fluxo de um projeto de construção. Quando todos estão colaborando e se comunicando de forma eficaz e eficiente, aumentam as chances de os projetos serem executados com mais tranquilidade e serem concluídos dentro do prazo e do orçamento.

8 dicas para tornar a sua administração de obras estratégica

1 – Construa uma equipe experiente

Montar uma equipe experiente pode ser um grande desafio, porém, é fundamental. Ao confiar seu projeto a pessoas qualificadas, você ficará mais confiante de que as tarefas serão concluídas de maneira adequada.

2 – Uso de dados na administração de obras

O gerenciamento de dados deve estar presente em todos os aspectos da atividade pessoal e profissional – na indústria da construção, nesse caso. 

Com as informações corretas, os projetos podem ser rastreados, para evitar erros que podem causar um rombo no orçamento. Além disso, os dados contribuem para uma administração de obras mais transparente e responsável.

3 – Gamificação do processo de construção

A gamificação também pode ser uma ótima solução quando se trata de motivar seus colaboradores.

Estabelecer metas e oferecer prêmios simbólicos ajudam a tornar o local de trabalho mais dinâmico e aumentar a eficiência dos membros da equipe.

4 – Use software de construção

Projetos de construção estão se tornando cada vez mais complicados. Para isso, existem ferramentas que permitem controlar tudo o que está acontecendo no local da obra em tempo real.

Responsabilidade de tarefas, comunicação fluída e processos de projeto transparentes são alguns dos benefícios de aproveitar as ferramentas de software apropriadas.

5 – Foco no treinamento

Em todas as áreas de trabalho, é difícil encontrar profissionais experientes, certo? É por isso que você deve investir em treinamento, pois é um investimento de longo prazo que pode ajudar a atrair e reter talentos.

Prepare a sua equipe para desempenhar as tarefas atribuídas e certifique-se de que eles estão prontos para concluí-las com eficiência, rapidez e segurança. O treinamento pode parecer uma opção cara no início.

6 – Visite o local da obra regularmente

Você deve sempre saber tudo que está acontecendo no projeto. Por isso, visite o canteiro de obras sempre que puder e mantenha uma boa relação de trabalho com sua equipe. Quando você se mantém atualizado sobre o que está acontecendo no local de trabalho, pode evitar atrasos e erros prejudiciais.

7 – Construa um processo de projeto inclusivo

Embora seja difícil construir um processo inclusivo dentro do projeto, ele é extremamente importante. Mas o que isso quer dizer? Significa fazer o melhor para manter todas as partes interessadas no projeto em conexão e informadas sobre todas as etapas.

Uma boa iniciativa é construir um grupo de stakeholders. Você pode marcar reuniões mensais para um café com o grupo de interessados e discutir cada detalhe importante do projeto e como ele está progredindo. Isso te dá uma oportunidade de fornecer feedback útil que pode evitar conflitos de projeto e erros desnecessários.

8 – Organize a sua administração de obras

Se tem algo que os projetos têm em comum é a papelada. Por isso, é fundamental construir um plano funcional contra a burocracia nas fases iniciais do projeto. Isso ajudará a evitar problemas na administração de obras que podem consumir tempo e energia.

O uso de software de gestão de obras, por exemplo, ajuda a economizar bastante tempo, porque você poderá criar e exportar automaticamente relatórios de progresso diários, semanais ou mensais.

Outro detalhe que vale a pena ficar atento antes de iniciar o projeto é familiarizar-se com os regulamentos da área onde você está construindo. Pesquise com antecedência sobre a legislação de construção, regulamentos de segurança e saúde, entre outros. Reunir uma equipe jurídica competente pode ser extremamente útil.

A administração de obras pode ser um processo longo e complicado. No entanto, utilizando as estratégias corretas, você poderá tornar as coisas mais simples para você e a sua equipe de projeto. Quanto antes você começar a se preparar para os desafios que podem surgir durante o processo de construção, melhor será seu resultado final.

Então aproveite e baixe a Planilha Controle de Obras para tornar a sua administração de obras ainda mais estratégica!